Organizzare un viaggio, un’escursione o una gita fuori porta, comporta sempre specifiche conoscenze e competenze, costi diretti e indiretti e, soprattutto, l’ assunzione di responsabilità per i rischi connessi al viaggio.
 Al fine di stabilire i requisiti soggettivi e professionali per l’esercizio dell’ attività, la Regione Toscana ha disciplinato con legge n.42/2000 la professione di agente di viaggio, stabilendo un’unica deroga per le associazioni  ricreative, culturali, religiose e sociali, che possono organizzare viaggi e soggiorni direttamente oppure attraverso un’ agenzia di viaggi.
Nel caso in cui le associazioni organizzano direttamente il viaggio, ci sono particolari regole da rispettare: il viaggio deve essere riservato solo ai soci dell’associazione, è necessario stipulare una polizza assicurativa di responsabilità civile per coprire i rischi del viaggio, secondo i massimali disposti dalla Regione Toscana, e occorre dare comunicazione  alla Provincia di Pistoia, tramite il modello  “Comunicazione preventiva viaggi occasionali” , disponibile sul sito della Provincia, nella sezione modulistica  (http://www.provincia.pistoia.it/MODULISTICA/Mod_Turismo.asp).
L’Assicurazione deve essere prestata almeno fino alla concorrenza dei seguenti massimali: per danni materiali e corporali subiti, il massimale per ogni sinistro è di 1.549.370 euro (con limite, per danni corporali, di 516.456 euro per persona; per danni materiali, di 258.228 euro per ogni sinistro e 15.493 euro per persona); per le perdite patrimoniali, il massimale  per ogni anno assicurativo è  di 25.822 euro (con limite di 12.911 euro per ogni sinistro).
 Nel caso in cui l’associazione si serve dell’agenzia, invece, non ci sono particolari adempimenti da assolvere, in quanto, per legge, l’agenzia di viaggio offre le necessarie garanzie, per l’organizzazione e la copertura dei rischi derivanti alle persone. L’elenco delle agenzie di Vvaggio attive nella provincia è pubblicato sul sito della Provincia di Pistoia, nella sezione Turismo (http://www.provincia.pistoia.it/TURISMO/AgenzieDiViaggio/Agenzie.asp)
Sulla materia dell’ organizzazione occasionale di viaggi la Provincia di Pistoia svolge un’attenta attività di controllo, al fine di evitare l’esercizio abusivo e privo delle necessarie garanzie, esaminando ogni eventuale segnalazione, a tutela dei partecipanti al viaggio e della corretta concorrenza. A tale scopo, lo scorso marzo, come ogni anno, è stata inviata una circolare alle associazioni, ricordando gli adempimenti da osservare per una corretta organizzazione dei viaggi .